幹事のマニュアル完全版!上司へのお誘い、店選びなどもスムーズにできるようになる!

幹事のやり方と注意点

新人なのに幹事を任された、何から手をつけて良いのか分からない。幹事に任命された人向けに、幹事になったときの準備の進め方や、当日何に気をつけると良いのかをまとめてみました。

ここに気をつけておけばスムーズに進行できるでしょう。

事前準備ですることリスト

1.週末か月末など、影響が少ない日を決める

幹事のやり方と注意点1

飲み会を一番開催しやすいのは金曜日です。翌日が休みなら仕事への影響を心配することもないので、人が集まりやすくなります。

月初めか月末かは職種によって忙しくなるタイミングが異なるので、会社にあわせて調整しましょう。

ある程度の日時が決まったら、次は予算を決めます。

2.会費を決めよう!会社によっては予算が出ることもある

会社によっては福利厚生の一貫として予算がでる場合もあるので、前任の幹事に相談しながら一人あたりの会費を決めましょう。

企業によっても違いますが、筆者の経験では約3,000~4,000円くらいになることが多いように感じます。さすがに5,000円を超えてくると難しいかもしれませんね。

3-1.日時と場所、費用などを全員に連絡して参加の有無を聞く

幹事のやり方と注意点2

全員がチェックする掲示板のようなものがあれば楽ですが、なければ社内メールなどを使って情報を共有します。

  • ・店の場所(まだ決まっていないなら無くて良し)
  • ・日時(できればお開きの時間もあると親切)
  • ・会費(いつ集金するのかは、参加者だけに後日連絡)
  • ・いつまでに参加の有無を連絡してほしいのか
  • ・(アレルギーのある食べ物の有無も聞ければ尚良し)

最低限必要な情報はこのくらいです。

残念ながら参加できないとなった人がいた場合、わざわざ別日にズラす必要はありません。

参加を辞退した人は何か事情があって参加できない(したくない)場合もあるので、よほど参加者が少ないか、全員参加が望ましい新忘年会や歓送迎会などでない限りはそのままの日時で進めましょう。(上司の場合は別。後ほど都合の良い日があるか聞いてみよう)。

3-2.上司をメールで飲み会に誘う場合の例文

上司をメールで誘う場合、文面には少し注意が必要です。

同期や後輩なら「●月●日に●●で飲み会をしたいと思います。参加できる人はいますか?」など簡潔に聞いてもいいでしょうが、上司となるとマナーを守らなければなりません。

参考例はコチラ

件名:●●さんの歓迎会のお知らせ
●●課長
おはようございます。●●です。
●月●日に、営業部で●●さんの歓迎会を行いたいと思うのですが、課長もいらっしゃいませんか。
詳細は下記の通りです。
=======================
・日時:●月●日●曜日の●時から(現地集合)
・場所:店名と住所(GoogleMapのURL)※決まっている場合のみ
・会費:●,000円
・幹事:自分の名前と連絡先(当日、緊急の連絡があるかもしれないので携帯電話番号も記入)
=======================
ご都合を●日までに私●●までお知らせください。
ご返信、お待ちしております。

上司は忙しいのでメールの文面は要点を簡潔にまとめることに気をつけてください。そして件名も迷惑メールと見間違えないよう、紛らわしい表現は避けましょう。

上司との距離が近い職場なら口頭で尋ねてもいいと思います。ただし、上司もスケジュールを確認してから返事をしたいはずですし、忙しいときに飲み会の連絡をされても困るもの。そこで、誘う側は口頭で伝えたあと「メールでもお送りしますので、後ほどご確認ください」と伝えるほうがいいでしょう。上司もあとで「いつだったっけ?」とならずにすみます。

4.店選び&予約を入れる

幹事のやり方と注意点3

日時と予算、人数など必要な情報が揃ったら、それをもとに店を探します。参加者らの年齢も考慮しながら探しましょう。

基本的に二次会とは違って一次会はオフィシャルな色合いが強いので、主役がいるなら主役、上司なら上司の好みや雰囲気を汲んだセッティングをします。参加者全員の好みを聞いていると収集がつかなくなるので止めましょう。

そして、たとえばクラブ顔負けのBGMが鳴り響いていて相手の話し声が全く聞こえない店や、40代50代の方もいるのに明らかに若者向けの店にするなどは避けてください。

もし店をよく知らないなら前任の幹事に相談するか、ホットペッパーなど口コミが掲載されている情報サイトをチェックすると失敗しにくくなります。

店が決まったら必ず早めに予約を入れましょう。間違っても幹事の不手際で予約がとれず、全員の日時をズラすことがないよう、早めに行動することが大切です。

社内メールで場所を伝えていなかったときは、決まった旨と場所、店名などを再び連絡しましょう。GoogleMap情報をつけてあげると更に分かりやすくなります。

5.飲む前に会費を集めておくとスムーズにいく

宴が終わったあとは皆ベロベロに酔っ払っていることもあるので、会費を集めるタイミングは結構重要です。当日、皆が席についてから集めるのもいいですが、スムーズに進めたいなら「前日に会費を集めます」などと連絡しておくといいでしょう。

当日にすること、気をつけること

幹事になったからには、周りのメンバーと同じように楽しむというわけにはいきません。泥酔してタクシーに押し込まれるというのももってのほか。

ただ、幹事だからといってガチガチになる必要もありません。以下のことに気をつけて貴方も宴を楽しみましょう。

仕切りすぎるのも良くない

幹事のやり方と注意点4

幹事だからといって、飲んでいる最中にまで何から何までやる必要はありません。とくに飲み会が頻繁に行われているような会社なら、乾杯と締めの挨拶、会計くらいしかしなくていいことも。こちらが気を使いすぎると、相手まで気を使ってしまいます。それでは楽しくないですよね。

また、乾杯の挨拶といってもそれほど畏まったものでなくてもOK。とりあえず声が小さくならないよう元気に挨拶しましょう。どうしても緊張するなら「それでは皆さん今日は楽しみましょう…乾杯!」だけでもいいですし、大体の人は「緊張してるな~」と笑って宴を始めてくれます。ある程度慣れてきたら「今日は皆さんお疲れのところ~~、それでは…解散!」などと一発笑いを取りに行ってもいいでしょう。

新入社員や、所在なさげにしている人とは積極的にコミュニケーションを!

新入社員などは緊張しているかもしれませんし、お酒がダメで気まずそうにしている人がいることもありますよね。幹事である貴方は、周りを見渡しながら積極的にコミュニケーションをはかるとよいでしょう。

また、相手が話しベタだったり世代が違いすぎると話すネタに困ることもあります。そんなときはいわゆる“鉄板モノ”で話してみてください。

【新入社員との会話に困ったときに使えるネタ】
・お酒は好きか
・趣味はあるか
・休みの日は何をしているのか
・仕事に少しは慣れたか?何か悩んでいることはあるか
・いままでどんな仕事をしていたのか…など

【飲みの席でも避けた方がいいもの】
・ディープな下ネタ(もはやセクハラ)
・不参加の人の陰口
・身体的な特徴に対する批判(胸大きいね、など批判でなくてもNG)
・過去の武勇伝(ユーモラスなものなら盛り上がる)
・喧嘩(他でやれ)

ただし女性に「子どもはいるか?」などプライベートな質問をすると、場合によってはセクハラやアルハラになることもあるので注意しなければなりません。下ネタもできれば避けたほうがベター。

もし見極めが難しいなら、その人と年齢が近いメンバーに仲介役を頼んでみるのもいいでしょう。

スマホで写真を撮るのもいいが、SNSでの公開は危険かも

幹事のやり方と注意点5

飲み会の写真があると、後日コミュニケーションのキッカケにもなるのでオススメです。写真がどうしても苦手という人もいますが、そういう人は大体しれっと隅に逃げるか、写真を撮る側に回るので無理に強要しなければ問題ありません。

当日に皆に共有するのもいいですが、後日冷静になったときに見返すのも盛り上がりますよ。ただし、会社のFacebookなどSNSに公開するのは嫌がる人も多いので避けたほうが無難です。グループLINEなどだけで共有するほうが良いかもしれませんね。

まれに「問題があったら消すから言ってね!」なんてコメントを入れて全世界に向けてSNSで写真を公開する人もいますが、そんなのは気遣いを勘違いしたクソ野郎です。事前の承諾を得ようともせずに「問題があったら」って、もうその対応自体が大問題。これ、結構会社以外の飲み会で愚痴る人が多いあるあるネタです。

店を出る前にやるとスマート!二次会にいく人数を確認し候補店に電話

一次会が終わったあとは、だいたい二次会が開かれるはず。幹事は二次会に参加する人数を確認して、候補となる店を探しましょう。できれば一次会の店を出る前に予約まで終わらせておくと、皆を外で待たせることもなく「こいつ、デキるな」と思われます。

二次会は一次会とは違ってオフィシャルというよりも楽しむことをメインにした店選びでも大丈夫でしょう。一次会の会場からできるだけ近い場所で探してみてください。よくあるのはカラオケやBARなどですね。

そして、酔いつぶれてしまった人がいた場合はタクシーの手配などもしておきましょう。店を出るまえに忘れ物がないかも要チェック。タクシーに乗ったあとで財布がない!などとなっては大変です。

絶対に疲れた顔は見せないこと

幹事は疲れるものです。ただ、皆に楽しんでもらえるように、自分が疲れた顔をしたり「めんどくさかったよ」などと愚痴をいってしまうのは社会人としてはNG。笑顔を忘れないようにしましょう。どうしても自信がないときは、ほかにサブ幹事を探して助けてもらうのもいいと思います。

大変だけど、幹事はあなたの腕の見せどころでもある!

幹事のやり方と注意点6

スケジュール調整や予約、当日の気配りなど幹事は大変です。とくに入社して間もない新人が頼まれることもあるので、余計にプレッシャーがかかることもあります。

でも、大変だからこそ社内のメンバーに自分の人柄をみてもらったり、手腕をPRできるチャンスなのです。

新人であれば、多少のミスをしてもそう怒られることはないでしょう。気負いすぎず、かといって手は抜かずにやるべきこと、気をつける点を確認して計画的に進めましょう。

大切なのは、参加した人たちに楽しんでもらうこと。そして自分も楽しむことですよ。

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