いつも会議がダラダラと伸びてしまう。問題が解決しないままお開きになる。
会議をしたものの、何も解決しないまま1時間2時間と経ってしまい、出席者らは残業に追いやられることもあるでしょう。
無駄な会議に嘆く人はかなり多いです。その証拠に巷では「会議を効率化するコツ」「デキる会社は会議をしない」のような“会議ハウツー本”が溢れかえっています。
出席者らの貴重な時間を奪ってしまうような、生産性のない会議をしても仕方ありません。ここでは会議の効率化、円滑に進めるコツをご紹介します。
目次
ダラダラ会議を引き伸ばさない！
何を議論したいのか、解決するべきことが何かを明確にする
貴方が会議を開こうとするとき「明日●時から会議です」だけを伝えてしまっていませんか？
これでは出席する側は「多分●●について話すのかな？」など漠然としか内容を想像できません。出席者らは当日会議が始まるまで具体的な議題を知らないため、自分の意見や考えなどを纏められず、発言もしにくいのです。
こうなると的外れな言葉が飛び交うなどで会議がダラダラと長引いてしまい、「結局何を決める会議だったんだ？」とモヤモヤしたまま終わります。
有意義な会議には「何を目的にしているのか」「コミュニケーションなのか、それともアイディア出しなのか」など、その会議で何をしたいのかを明確にしています。
たまには雑談メインの話し合いがあっても良いかもしれませんが、毎回そうなるようなら開催する側の能力不足に過ぎません。
「●時まで」と終了時間を決めよう
ダラダラ会議によくあるのが、終了時間を決めずにいるケースです。時間への意識が低いので、コストパフォマンスの低い話し合いを永遠と続けてしまいます。
これを予防するには、大まかな終了時間を決めてしまうということ。
「●時から●時まで、●●についての意見出しを行います」と伝えるだけで随分と生産性が上がるでしょう。
会議はそこにいる全員の時間を削って開いています。従業員らの時間を無駄に削るなど、会社にとってはマイナスでしかありません。
コストカットやパフォーマンス向上などに多くの企業が頭を悩ませているのに、会議などの身近なところにテコ入れをしないのは、その会議のやり方が間違っていることに気がついていないからでしょう。
発言しない人は参加させなくても良い
大所帯の会議になると、必ずと行っていいほど“何も発言しない人”が出てきます。このような人は参加させなくても大丈夫です。
「進捗を確認したいので参加したい」
「皆の意見を知りたいので参加する意味はある」
このように言ってきたとしても「あとで議事録を渡すなどして報告するから」と参加を断りましょう。生産性のある会議の場には、自分の考えを出さない人は不要です。
参加者が発言しない理由を考えよう
さきほどの話とは真逆ですが、出席者が発言しない理由も考えておかなければなりません。
たとえば事前に何についての会議を開くのか周知していなかったなら、出席者だって発言のしようがありませんよね。無理に意見を出したところで的外れになるかもしれませんし、そうなるとただでさえ長い会議がさらに長引いてしまいます。そんな面倒臭いこと、誰だってやりたくありません。
まずは会議を開く側が最低限のマナーを守ることが大切です。もし、それでも出席者のなかに発言しない人間がでてきた場合は、その人に参加を見送ってもらいます。残ったメンバーで本当に有意義な会議ができる環境をつくりましょう。
テンポの悪い会議は仕事へのモチベーションを下げる
小気味よく進む会議には仕事へのモチベーションを上げる効果があります。問題解決や意識共有ができるので「よし、やるぞ！」という想いが生まれ、熱意をもって仕事を進められるわけです。
一方で今ひとつシャキッとしない会議ではどうでしょうか。
もし途中でやる気が湧き上がってきたとしても、会議が終わるころには熱が冷めてしまうでしょう。モチベーションが下がるだけならなんとかなりますが、致命的なのは時間が削られてしまうこと。貴重な時間がどんどん消費されてしまうので、残業しなければならないことだってあるかもしれません。
会議の質が悪い、もっとパフォーマンスを上げたいならなら、一度会議のやり方そのものを見直すことをオススメします。
「そうは言ってもウチの会社じゃ誰も不満なんていっていないぞ？」という人がいるかもしれませんね。でも部下から「会議の質が…」と言い出すのは、よほどいい関係が築けていないと難しいものです。
会議の効率化には、かなり大きな苦労を伴います。ただ、一度カタチができればもう大丈夫。まずは見直せるところがないかをチェックして、実践してみてください。
